1. Pertemuan
Pertemuan
merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan
dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat
dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan
pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya
dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan
pendapat.
B.
Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun
bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1.
Sidang
Sidang
dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu
organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2.
Forum
Adalah
arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara,
sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang,
yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya:
Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3.
Kongres
Adalah
suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang
diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada
segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program.
Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh
: Kongres Partai Tulang Belulang
4.
Konperensi
Adalah
pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi
pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh:
Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah
ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut
sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul
dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis,
karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai
penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para
penyanggah
6.
Lobbying
Adalah
bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. .
Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya
dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang
sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7.
Diskusi Panel
Adalah
sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu
kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut
walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit
hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh
mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua
adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih
dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
2.
Rapat
Rapat
adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam
bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan
Rapat
Tujuan
rapat adalah :
1.
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk
menyampaikan informasi
3. Sebagai
sarana koordinasi
4. Agar
peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan.
C.
Jenis Rapat
Menurut
jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
- Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
- Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
3.
Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
Dalam
pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu.
Tiap peserta hendaknya :
- Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
- Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
- Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4.
Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi
sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal
yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut
ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak
kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk
mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam
bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan.
Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda,
tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih
mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan
umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda
muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan
agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya
selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan
lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan
membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga,
berlatihlah dengan cara berbicara di
depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda.
Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang
baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat,
mengevaluasi diri anda setelah
latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon
genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian
mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima,
perhatikanlah gaya serta cara
berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala
macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda
harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam
berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di
depan umum.
Keenam,
siapkanlah mental positif bahwa anda
bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap
percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan
yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain
teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya
menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk
itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena
dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus
memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal
teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama,
meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat
secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan
secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan
bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu
jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu
juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan
harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara
yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera
pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya
pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan.
Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si
pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan
dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati.
Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain
mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
1.
Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan
sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera
mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
2.
Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan
ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3.
Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini
menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
4.
Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita
dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara
dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan
lain – lain.
5.
Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang
perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan
padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak
membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk
jangka waktu tak terbatas.
Selain
5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les
Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.
1.
Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan
mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia
selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan
baru.
2.
Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah
orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang
dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan
juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan.
Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda
katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”
5.
Menyusun Pesan
Komunikasi
sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting
ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa
hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan
prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan
organisasi.
Informasi
adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan
tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor
gagalnya komunikasi.
Beberapa
informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi
tidak tertangkap
2. Membuat
kesalahan
3. Menunda
atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya
menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan
tugas pada orang lain
7. Menghindari
informasi
Keberhasilan
komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap
positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu
komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta
mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu
teknik daripada sikap.
Pesan
mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu
kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang
lain.
Bagi
dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan
maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses
pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat
pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi
lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan
dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah
makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung
tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman
kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar