A.
Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan – pesan bisnis
sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan – pesan yang bersifat pribadi
(personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman
akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat –
surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang
cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal – asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi
pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan
sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup pesan – pesan bisnis tertulis dan
pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
I. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
a. mengedit
isi dan cara pengorganisasiannya
pada face awal pengeditan, perlu
perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena
pesan-pesan tersebut mempunai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa
pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada
pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
b. mengedit
mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi,
pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan
pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis
yang mencakup antara lain:
·
Susunan
kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada,
sehingga mudah dipahami dengan baik.
·
Penggunaan
kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf
kapital).
·
Penulisan
tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik
koma, tanda tanya, dan tanda seru).
·
Perhatikan
makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami
dengan mudah.
·
Perhatikan
pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. mengedit format dan layout
langkah
terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout
secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa,
ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga
tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata
rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik,
audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis lisan
sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara
tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan
pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga
suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan
pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
mencakup 3 poin penting, yaitu:
·
Pembuka
(misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
·
Penyampaian
substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
·
Penutup
(misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian
pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak
monoton.
B.
Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian
pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang
sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai
maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain
efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian
kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat
kalimat yang efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga
jenis kalimat
·
Kalimat
Sederhana
Suatu kalimat sederhana
hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan
suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
·
Kalimat
Majemuk
Kalimat majemuk berisi
dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri
sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
·
Kalimat
kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraph
Ada dua pendekatan yang digunakan
untuk mengembangkan suatu paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih
dahulu, kemudian baru keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari
kesimpulan kemudian baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan
dengan memberikan:
a. Ilustrasi
ilustrasi dapat memberikan gambaran
terhadap idea tau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan
yang relevan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh
audiens.
b.
Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
anda dapat mengmbangkan suatu
paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c.
Pembahasan sebab-akibat
pola pengembangan paragraph dengan
sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
paragraph dapat dikembangkan dengan
cara elakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang
lebih khusus. Pola pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
e.
Pembahasan pemecahan masalah
cara lain dalam pengembangan
paragraph adalah dengan cara menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara
pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu
memberikan latihan analitis yang sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
referensi : http://mrizki12.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar