A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis
dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan
oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat
untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan
dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang
diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna
oleh para pengemarnya.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup
mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea)
pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan
untuk menyampaikan pesan.
b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana,
mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph,
perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar.
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan
apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.
B. PENENTUAN TUJUAN
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah
memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan
menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.
1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri,
apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti
pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa
mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka
dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang
tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. ANALISIS AUDIENCE
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan
dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka
ketahui?
1) Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang
berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format
penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional
tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui
komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau
kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti
tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika
komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut
dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience,
audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan.
Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience
termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga
pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui
kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan
tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah
prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami
hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari
audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih
baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan
pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan
pendekatan emosi audience.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok
merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas.
Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima
oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan
implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa
hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama
jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau
orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan
audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan
umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang
disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience
dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang
ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang
tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok
kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi
penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk
seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi
tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
referensi : http://zayardinadin.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar